作者：汤璐维

      中小企业在我国国民经济中具有举足轻重的作用,中小企业的改革与发展问题,已日益引起社会的普遍关注。中小企业的规模小、资源有限,人力资源管理不完善,因而人才匮乏,优秀员工招聘困难,关键人员流失严重,员工满意度低下,这些都是制约我国中小企业顺利发展的"瓶颈"。还有一些中小企业,由于先天不足,如家长制、家族制的作风,对薪资、员工管理的随意性等原因,致使其在人力资源管理中吃足了苦头。所有这些都制约着中小企业的发展。为解决这一困境,很多中小企业纷纷效仿国外企业,利用外部资源弥补自身的不足,人力资源外包应运而生。

一、人力资源外包的概念

      所谓人力资源外包,是指企业根据需要将某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去,交由其他企业或组织进行管理,以专注于人力资源的核心战略性活动,实现企业效益的最大化。通常,外包服务商按照惯例,就提供某些预定的人力资源服务,与企业签订协约并收取一定的费用。
20世纪90年代起源的"人力资源管理职能外包"在美国市场已经发展得相当成熟,其中也涌现出一些市场份额巨大、外包业务完备的跨国人力资源咨询公司。在中国国内,人力资源外包管理这一概念还刚刚被引进不久,正处于起步阶段。但人力资源外包已经越来越受到企业的普遍青睐了。相当多的中小企业已经对人力资源外包显示出浓厚的兴趣和关注度,愿意进行人力资源管理外包的企业也越来越多,其市场前景十分广阔。

二、中小企业人力资源外包的优势

1、有助于留住优秀人才

      人才安全问题已经成为企业人力资源管理过程中一个不可忽视的问题,如何留住关键性人才是中小企业发展所面临的最大挑战。由于中小企业不能提供与大企业相当的福利待遇、竞争性的薪酬,不重视员工培训等系统化制度建设,所以不是人才招不来,就是留不住。而优秀的专业公司通常拥有人力资源管理各方面的专家,他们能够建立起一整套可以普遍适用于多家企业的综合性专业知识、技能和经验,为客户公司做更为有效的人力资源管理工作。这些外部工作者了解员工的需求,能够提高员工的综合待遇,从而增加员工满意度,员工流失率自然就会下降。

2、降低成本,提高效率

      由于人员的物色、面试、招聘、培训及考核等工作都需要较长的时间,企业要为此耗费大量的人力、物力和财力,受人、财、物等资源的限制,企业必须从自身的内部条件和外部环境特点出发,注重寻求自身在特定环节上的竞争优势,以提高其市场竞争能力。如果外包给专业的公司来做,企业就可以从这些繁琐的事务中解放出来,从而使企业关注于附加值高、对企业影响更大的专业工作。同时,外包出去的通常将会被完成的比原来更好。因为专业机构对这些方面的现行措施、市场行情更为了解。任何一个公司都不可能去雇佣每个方面的专家,而专业机构却可以做到。

3、降低经营风险

      由于所处环境的限制,中小企业对人力资源市场的了解远比不上专业公司。经常看见中小企业花高薪聘请某方面的专业技术人员,如果此人确实能够为企业创造出附加价值,那结果自然是皆大欢喜,如果是一个平庸之辈,那雇佣此人的成本对于中小企业来说将是一不小的开支。若通过专业公司,则不必花费太高的成本,就可以得一个较好的专业技术人员,即使这个人不合适,专业公司则有不可推卸的责任,所造成的损失不会完全由企业自己来承担。

4、完善人力资源管理制度

      完善企业的人力资源管理制度,对于管理资源相对不足的中小企业尤其具有现实意义。信息技术尤其是集成式的人力资源管理应用软件的开发和应用,使人力资源管理的方式发生革命性的改变,先进人力资源管理信息系统可以承担事务性、程序性的人力资源管理。但信息系统的高额投资势将加剧企业的资金负担,可借助于专业咨询公司帮助企业制定清晰的工作说明书和岗位规范,将员工考核录用及时归档,管理员工进出记录,建立人力资源管理信息系统等。这样,一方面提高双方的效率,享受因各自规模经济而带来的好处;一方面,降低企业的经营风险。

三、中小企业人力资源外包存在的风险

1、服务商的选择风险

      伴随着人力资源外包热潮的兴起,人力资源管理咨询公司、猎头公司等不断涌现,当前市场上的人力资源外包服务商数目众多,然而水平却是参差不齐。由于存在信息不对称,外包企业无法真正了解外包服务商的经营业绩、社会声誉、发展状况、成本结构等与自己利益息息相关的资质信息,以致外包前无法筛选合适的外包服务商,造成逆向选择的后果。外包后,外包服务商也可能发生未尽力执行受托工作的道德危险。人力资源外包服务的质量和效果与服务提供商的优劣有直接关系,因此服务商选择的决策风险不可忽视。而且到目前为止,外包服务的价格还没有统一的标准,全部是自行定价。所以企业也无从考证是否包有所值。企业希望通过外包追求价值增值的初衷,可能因为服务商的职业道德和机会主义倾向而无法实现。

2、信息安全风险

      外包企业在与外包服务商合作的过程中适当透露有关企业的信息是必然的,也是保证服务商服务质量所必需的。企业通常会把招聘、绩效考核、薪酬管理等工作部分或全部外包,这些工作中诸如吸引人才的政策、薪酬的标准、薪酬的结构等,均属于企业的商业机密。外包后,这些有价值的信息就完全暴露于服务提供商。由于服务商的人员素质、职业道德以及管理水平等原因,可能存在多种泄密的机会和途径,无论是有意或无意,都可能导致企业的竞争对手获得这些信息,从而积极的调整自己的人力资源政策,以高于本企业的优先条件争夺到某些稀缺的人力资源,致使本企业处于被动的状态。这种泄密的风险可能是企业人力资源外包面临的最大挑战。

3、企业文化相容性风险

      企业文化相容性风险主要体现在外包企业与服务本身及与服务商的适应。即服务商是否能够深刻理解、适应外包企业文化的特点,并对服务进行相应的客户化。当然这种适应还包括外包企业对外包服务本身的适应,比如现有的组织机构设置、制度、相关人力资源流程、企业执行力等是否能够保证外包服务的效果,因为外包的成果最终还是要通过企业自身的应用和实施发挥效用。服务商与外包企业的文化相容状况,也会影响人力资源外包的效果。如果双方企业文化冲突剧烈,将会影响外包企业对服务商设计方案的接受度以及方案执行的力度。

四、中小企业人力资源外包实施策略

      人力资源外包可以为中小企业带来这么多好处,弥补其"先天性不足",但是同时,它也带来了风险。例如,规范外包业务具体运作的法律法规还不完善,更无章可循;许多企业迷信于外包咨询公司,但由于文化的差异,常常造成水土不服等等。但任何事情都存在或多或少的风险,如果中小企业在实施人力资源外包时,能够对企业内部和外包商两方面进行综合考虑,那么外包无疑会给企业带来巨大的收益,而风险却可以降到最低。

针对上述存在的问题,中小企业在人力资源外包实施的过程中应当注意以下几个方面：

      1、谨慎选择合适的外包服务商

      好的人力资源外包服务商对于项目的成败非常关键,企业在选择外包服务商的时候,要遵循一定的考察评估的流程,不能仅仅着眼于成本考虑,要根据本企业的规模、企业文化,外包项目的具体要求去选择。要进行对比,要与外包服务商进行充分、深入的交流,还应对外包服务商对于此业务是否有长期承诺,是否有实质性的投资投于软硬件的建设,是否具有丰富的操作经验,是否会严格恪守国家法律的规定以及保密原则等方面的内容进行综合考虑。同时,外包企业还必须考虑是与单一的外包服务商进行合作,还是选择多家在各自领域内领先的公司分别进行合作。

2、科学选定外包内容

      人力资源管理包括职位需求分析、工作分析、招聘、甄选、培训、绩效考评、薪酬福利、员工关系、企业内部关系协调、企业文化建设等职能。各种职能对企业战略的重要性是不同。在企业准备实施人力资源管理外包之前,必须先界定清楚,某一职能是否真的适宜外包。通常对于企业来说安全性是首要考虑,同时要坚持不能把关系企业核心发展能力的工作外包出去的原则。此外,企业HR外包的项目应做动态调整。随着时间的推移,越来越多的成本低质量高的人力资源管理工作可以从市场中获得。因此企业应根据人力资源及公司总体战略对外包项目做动态调整。

3、树立风险防范意识

      企业在进行人力资源管理外包时,应加强监控机制的建设,与外包服务机构保持良好的关系,保持畅通、有效的沟通渠道,通过与外包服务机构签订有约束力的合同把风险降到最低。双方应商定外包合同的具体条款,以明确双方的责、权、利及对意外情况的处理合同中应当明确服务范围和绩效标准、定价计划、第三方审计和合同条款转化及终止等以及外包企业的要求和服务商没有达到期望将会采取的措施。

4、建立风险预警管理系统

      企业能够时刻关注外包过程的变化,防患于未然,减少企业的损失。企业的人力资源经理企业应与外包商密切沟通,这样既有助于企业学习外包商专业的人力资源服务,更重要的是可以及时发现问题并加以解决,然后采取因地制宜的措施,弹性处理人力资源业务。总之,中小企业采用人力资源外包可以借助于外部的优势资源,大幅度提高自身人力资源管理水平,增强市场竞争力。而且,通过与外包服务商的合作,还可以形成良性循环的状态。当然人力资源外包也有风险,特别是对于各方面制度都不完善的中小企业来说,如果处理不当,不仅会造成人力资源管理的混乱,而且还可能引出固有矛盾,甚至导致企业的破产。因此,中小企业必须明确进行人力资源外包的内容、选择适合自己的外包服务公司、处理好外包过程沟通和协调等,必须首先正确评估外包的优势与风险,谨慎决策,才能积极主动地应对各种可能的变化,才能实施有效的人力资源外包。
人力资源外包对于众多的中国企业来说,尚属新生事物,也将成为未来许多企业所采纳的全新管理策略。如何在利用人力资源外包提升企业竞争力的同时,有效地控制潜在的风险以最大化人力资源外包活动的价值,是我们面临的课题。外包并没有固定模式,它的运作与管理艺术有赖于不断地尝试与探索。企业还应该把外包过程看成是一个学习的过程,从外包商那里学习接受新的人力资源管理方法和理论,培育适合自身发展需要的人力资源管理专业人才和管理模式